Habitat et Insertion recrute pour son établissement Le PHARE situé à Béthune un(e) secrétaire administratif/ administrative (H/F) en CDI. Le poste à pourvoir dès que possible. Rattaché(e) à la direction, vous intervenez au sein d'une équipe pluridisciplinaire.
Les finalités de votre poste consistent à : - Apporter un soutien en termes d'organisation, de communication, d'information, d'accueil, de suivi de dossiers, afin d'optimiser la gestion des activités,
- Assurer la bonne tenue des données relatives à l'activité des dispositifs de l'établissement (saisie logiciel, mise à jour des bases de données et tableaux de suivi)
- Assurer la facturation des frais d'hébergement
- Être une personne ressources, savoir trouver l'information et la diffuser efficacement et garantir un accueil de qualité à toute personne interpellant l'établissement.
Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez : - Accueil téléphonique, vous réaliserez l'interface entre le public, l'équipe éducative et les partenaires et serez garant de la circulation de l'information (renseignement, prise de note, priorisation des informations etc.)
- Vous rédigerez et mettrez en forme tous types de documents en lien avec la direction et l'équipe (courriers, comptes rendus de réunions, rapports, dossiers administratifs, etc.)
- Vous veillerez, avec rigueur, à la bonne tenue des données relatives à l'établissement (saisie sur logiciel SI-SIAO, transmission des remontées, mise à jour des tableaux de bord et bases de données etc.)
- Vous assurerez l'extraction des données statistiques (Rapport d'Activité Annuel et réalisation de graphiques)
- Vous réaliserez la facturation mensuelle des frais d'hébergement (transmission au public et mandataires judiciaires puis perception et enregistrement des paiements)
- Vous assurerez la communication de l'établissement en lien avec le chargé de communication
- Vous organiserez le classement et l'archivage des documents (veiller à l'uniformisation de l'archivage et au regroupement de l'ensemble documents relatifs au public)
Compétences et savoir-être : - Aisances rédactionnelle, relationnelle et organisationnelle
- Maitrise des logiciels bureautique (Excel, Word, TCD, Publipostage )
- Rigueur / Discrétion / Dynamisme - Travail en équipe pluridisciplinaire
- Sens de l'accueil, de la coopération et de l'organisation
- Intérêt pour le travail social et le public en précarité sociale
Conditions : CDI 35 Heures - Poste basé à Béthune - Bac +2 - domaine : secrétariat exigé - Débutant accepté mais expérience récente souhaitée - Salaire selon expérience et accord d'entreprise.
Si vous êtes intéressé rendez-vous sur le site francetravail.fr pour l'offre n°171NMFR.
